Mesmo que não estejam em evidência, com certeza em alguns locais da sua empresa existem pilhas de papéis se acumulando. Mas nós entendemos: a tarefa de arquivar documentos não é mesmo das mais fáceis. Organizar as informações para que não ocupem muito espaço e – ao mesmo tempo – fiquem acessíveis aos funcionários é algo que demanda estratégia e sistematização.

Você já pensou como seria prático ter um sistema que coloque em ordem as informações da sua empresa? E na facilidade de poder contar com uma consultoria que aponte os melhores caminhos de organização documental para o seu negócio?

Empresas especializadas em gestão de documentos cuidam não apenas do armazenamento físico, mas também do gerenciamento das informações geradas pelas sua empresa. Terceirizar esse serviço significa ganhar tempo, espaço e foco no seu negócio – seja ele grande ou pequeno!

 

Mão de obra especializada

 

Quando você terceiriza uma atividade, passa a contar com a expertise de uma empresa altamente especializada naquela área. Assim, você terá à sua disposição profissionais qualificados para digitalizar, organizar e gerenciar seus arquivos. Os resultados serão mais assertivos, o trabalho fluirá mais rápido e sua própria equipe ficará com mais tempo livre para focar no que realmente importa: o seu negócio.

 

Segurança na guarda

 

Como você armazena seus documentos físicos? Existe alguma preocupação com a integridade e com a segurança desses papéis? Com uma empresa especializada na gestão de documentos, você terá um espaço próprio para essa função, com uma estrutura externa e um ambiente controlado.

A Gigabox, por exemplo, possui uma estrutura completa de armazenamento, que conta com:

  • Warehouse com iluminação natural para evitar problemas elétricos e incêndios;
  • Vigilância 24 horas por dia, 7 dias por semana;
  • Caixas seguras que não têm identificação escrita das informações, apenas QR codes;
  • Sistemas de identificação e combate a incêndio;
  • Alarme com monitoramento e circuito interno de TV;
  • Backup externo de dados em nuvem própria.

 

Economia de recursos

 

Os custos com cópias e impressões estão bem delimitados em seu orçamento ou você não sabe quanto gasta com isso? Provavelmente, mais do que imagina. A redução dessa despesa é o primeiro ponto a ser levado em conta quando você opta por terceirizar a gestão de documentos, pois todos os seus arquivos serão digitalizados.

Possíveis custos extras devido a documentos perdidos também serão eliminados com a organização virtual das informações. Por fim,  recursos que seriam destinados a equipamentos, manutenção e equipe interna poderão ser destinados para outro fim, pois isso passa a ser responsabilidade da empresa terceirizada.

 

Redução de tarefas burocráticas

 

Com um sistema virtual de gerenciamento, fica muito mais fácil e rápido controlar o fluxo das informações na sua empresa. Saber quem criou um documento, quem o editou e quando ele foi aberto custará apenas alguns cliques. Além disso, todo o processo de arquivamento de um documento também será facilitado, pois irá entrar em um fluxo pré-determinado pelo sistema!

 

Se a terceirização da gestão de documentos parece ideal para a sua empresa, marque uma reunião com a Gigabox para saber mais detalhes sobre o nosso trabalho!

 


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