O setor de Recursos Humanos está entre os que mais geram e armazenam informações dentro das empresas. E você pode imaginar o trabalho de organizar folhas ponto, recibos de pagamentos, controle de férias e muito mais… Mas colocar ordem nas questões burocráticas é somente uma das responsabilidades do RH.

O principal objetivo da área é gerir o capital humano das empresas, fazendo com que todos os colaboradores evoluam e alcancem suas metas, sempre em sincronia com os propósitos do negócio como um todo. Porém, o que geralmente acontece é que a organização da burocracia acaba ocupando a maior parte do tempo da equipe de RH.

Como modificar esse cenário?

Para tornar o RH mais estratégico, as empresas podem contar a tecnologia de um sistema de gestão de documentos, que irá modernizar a maneira de guardar e acessar informações que antes estavam imersas na bagunça dos papéis. Com essa situação resolvida, sobra mais tempo para investir nos objetivos reais do setor!

Vamos conhecer, então, os diferenciais de um sistema de gestão de documentos para o setor de Recursos Humanos.

3 diferenciais de um bom sistema de gestão de documentos para RH

  1. Armazenamento de dados seguro e econômico

Adeus, papéis e pastas! Com um sistema eletrônico de gestão de documentos, o setor de RH economiza espaço de armazenamento dentro da empresa. E quando estão sob guarda de uma empresa especializada, como a Gigabox, os arquivos físicos ficam em um ambiente mais seguro, podendo ser requisitados a qualquer momento.

  1. Busca rápida e simplificada

Além do espaço físico economizado, a busca pelos arquivos também fica mais fácil com um sistema de gestão eletrônica de documentos. Agilidade para encaminhar informações é fundamental quando o RH precisa resolver contratações, por exemplo.

  1. Integração com outros sistemas

Adotar um sistema de gestão de documentos não significa abrir mão daqueles que já estão instalados em sua empresa e auxiliam outros processos de trabalho. Com a Gigabox, por exemplo, é possível fazer uma integração entre eles e garantir mais fluidez na rotina do setor como um todo.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos da Gigabox

Ao adotar um sistema de gestão eletrônica de documentos, a melhor opção é buscar uma empresa parceira que ofereça uma solução completa de armazenamento físico, virtualização e nuvem de dados.

Aqui na Gigabox, seguimos uma linha de trabalho que pode ser flexibilizada para suas necessidades:

  • Primeiramente, nossa equipe faz uma avaliação dos seus processos de geração de documentos;
  • Os arquivos existentes são digitalizados e indexados ao sistema;
  • Nossa equipe faz a integração do sistema Gigabox com os sistemas já usados pela sua empresa, e os novos documentos serão gerados diretamente dentro do sistema;
  • Sua equipe poderá localizar os documentos em poucos cliques;
  • E, se precisar da versão original, basta fazer a solicitação no nosso sistema e entregamos cópias físicas em tempo recorde.

Buscamos sempre uma relação de parceria, onde nosso sistema funcione como o braço direito da sua instituição! Entre em contato com a Gigabox para saber mais sobre nossas soluções.


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