A importância da gestão de documentos na área da saúde

A saúde é uma das áreas que mais demanda organização no controle de informações. Afinal, esse é um setor que lida com vidas. E, sendo assim, a precisão na hora de armazenar documentos e a agilidade na hora de buscá-los são aspectos fundamentais para o bom funcionamento de um hospital ou de uma clínica.

O prontuário médico, por exemplo, é um documento único e tem um tempo de guarda previsto por lei. A Resolução 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, define que os prontuários em papel devem ser preservados por um mínimo de 20 anos; já os eletrônicos precisam de guarda permanente.

Ou seja, falando apenas de prontuários médicos, estamos abordando uma questão delicada e crucial para os hospitais, que precisam pensar em soluções de armazenamento seguras e viáveis para gerir seus documentos.

Por que a saúde precisa modernizar os sistemas de gestão de documentos

Diminuir os espaços de armazenamento de documentos, ampliar a eficiência nas atividades de rotina e garantir o cuidado com as informações de pacientes são apenas três motivos para que hospitais e clínicas optem por um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED).

Com a digitalização de arquivos como os prontuários ficam garantidas:

• Menor circulação de documentos entre sedes, pessoas e prédios;
• Redução de mão-de-obra para manipular e arquivar prontuários;
• Armazenamento seguro;
• Acesso instantâneo através de computadores, smartphones ou tablets.

Aderir uma solução de gestão eletrônica significa melhorar a qualidade no funcionamento de diversos aspectos de uma empresa que lida com a saúde – do atendimento ao paciente até a administração do negócio.

Como funciona a gestão eletrônica de prontuários

Agora você já conheceu as vantagens de um sistema eletrônico de gestão de documentos. Mas como exatamente esse trabalho é feito em hospitais e demais empresas da área da saúde?

Nós, da Gigabox, temos soluções pensadas para esse setor, que funcionam em duas etapas: gerenciamento dos prontuários antigos e procedimentos com novos documentos.

Procedimentos com prontuários antigos

• Coleta especializada feita pela equipe da Gigabox;
• Preparação dos documentos, caixas e etiquetas. São eliminadas pastas, grampos e outros materiais desnecessários;
• Digitalização e indexação;
• Alimentação no sistema;
• Armazenamento adequado da cópia física;
• Disponibilização dos arquivos físicos com agilidade sempre que solicitado.

Procedimentos com prontuários novos

• Digitalização e indexação automática assim que o prontuário é gerado;
• Alimentação no sistema;
• Coleta especializada feita pela equipe da Gigabox;
• Armazenamento adequado da cópia física;
• Disponibilização dos arquivos físicos com agilidade sempre que solicitado.

Todos esses processos são customizáveis, pois nossa equipe identifica as necessidades específicas de cada clínica ou hospital, analisando e formalizando soluções para cada tipo de negócio, buscando firmar uma relação de parceria com e segurança com os clientes.

Quer saber como nosso sistema de gestão eletrônica de prontuários pode fazer parte da sua empresa? Entre em contato com a Gigabox!