A saúde é uma das áreas que mais demanda organização no controle de informações. Afinal, esse é um setor que lida com vidas. E, sendo assim, a precisão na hora de armazenar documentos e a agilidade na hora de buscá-los são aspectos fundamentais para o bom funcionamento de um hospital ou de uma clÃnica.
O prontuário médico, por exemplo, é um documento único e tem um tempo de guarda previsto por lei. A Resolução 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, define que os prontuários em papel devem ser preservados por um mÃnimo de 20 anos; já os eletrônicos precisam de guarda permanente.
Ou seja, falando apenas de prontuários médicos, estamos abordando uma questão delicada e crucial para os hospitais, que precisam pensar em soluções de armazenamento seguras e viáveis para gerir seus documentos.
Por que a saúde precisa modernizar os sistemas de gestão de documentos
Diminuir os espaços de armazenamento de documentos, ampliar a eficiência nas atividades de rotina e garantir o cuidado com as informações de pacientes são apenas três motivos para que hospitais e clÃnicas optem por um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED).
Com a digitalização de arquivos como os prontuários ficam garantidas:
- Menor circulação de documentos entre sedes, pessoas e prédios;
- Redução de mão-de-obra para manipular e arquivar prontuários;
- Armazenamento seguro;
- Acesso instantâneo através de computadores, smartphones ou tablets.
Aderir uma solução de gestão eletrônica significa melhorar a qualidade no funcionamento de diversos aspectos de uma empresa que lida com a saúde – do atendimento ao paciente até a administração do negócio.
Como funciona a gestão eletrônica de prontuários
Agora você já conheceu as vantagens de um sistema eletrônico de gestão de documentos. Mas como exatamente esse trabalho é feito em hospitais e demais empresas da área da saúde?
Nós, da Gigabox, temos soluções pensadas para esse setor, que funcionam em duas etapas: gerenciamento dos prontuários antigos e procedimentos com novos documentos.
Procedimentos com prontuários antigos
- Coleta especializada feita pela equipe da Gigabox;
- Preparação dos documentos, caixas e etiquetas. São eliminadas pastas, grampos e outros materiais desnecessários;
- Digitalização e indexação;
- Alimentação no sistema;
- Armazenamento adequado da cópia fÃsica;
- Disponibilização dos arquivos fÃsicos com agilidade sempre que solicitado.
Procedimentos com prontuários novos
- Digitalização e indexação automática assim que o prontuário é gerado;
- Alimentação no sistema;
- Coleta especializada feita pela equipe da Gigabox;
- Armazenamento adequado da cópia fÃsica;
- Disponibilização dos arquivos fÃsicos com agilidade sempre que solicitado.
Todos esses processos são customizáveis, pois nossa equipe identifica as necessidades especÃficas de cada clÃnica ou hospital, analisando e formalizando soluções para cada tipo de negócio, buscando firmar uma relação de parceria com e segurança com os clientes.
Quer saber como nosso sistema de gestão eletrônica de prontuários pode fazer parte da sua empresa? Entre em contato com a Gigabox!
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