Por que adotar um sistema de gestão de documentos em sua escola

Documentos de RH. Contratos e matrículas. Controles financeiros. Comunicados. Provas e atividades. Histórico escolar. Ufa! E esse é só o começo da lista de documentos que permeiam a gestão de uma escola, universidade, curso ou grupo educacional.

Geralmente, a secretaria é o setor responsável pela manutenção da maioria destas informações e pelo contato direto com funcionários, alunos e pais. Ou seja, o coração da escola. Por isso, o trabalho da secretaria precisa refletir a postura da instituição de ensino, colocando o aluno no centro do processo e resolvendo com agilidade todas as questões que possam surgir.

E para que essa missão possa ser cumprida sem contratempos, é essencial que a organização venha em primeiro lugar, priorizando uma estrutura pensada e otimizada para gerenciar todos os documentos com a máxima eficiência.

Existem diversas tecnologias que podem contribuir com o trabalho de gestão de documentos na área da educação, e os sistemas eletrônicos que armazenam as informações de modo organizado são uma alternativa que toda instituição de ensino deveria considerar. Vamos conhecer mais sobre eles?

3 razões para modernizar sistemas de gestão de documentos escolares

1. Poupar tempo e espaço

Quando se depende quase exclusivamente de pap̩is, a organiza̤̣o das informa̵̤es fica mais complexa e fragmentada Рal̩m de ocupar um grande espa̤o de armazenamento.

E na hora de procurar pelos documentos necessários, com certeza se gasta muito mais tempo do que se tudo estivesse virtualizado e acessível em computadores, smartphones ou tablets.

2. Evitar contratempos

Quando um pai ou um professor solicita um documento, é preciso de agilidade para encontrá-lo e entregá-lo. Se as informações estiverem apenas em papel, corre-se o risco de serem perdidas ou de estarem imersas em uma bagunça de arquivos. E esse tipo de situação gera estresse e desconforto, abalando a relação entre funcionários e clientes.

3. Agilizar processos para todos os lados

Cadastros de alunos, boletins, boletos de pagamento, históricos e certificados são exemplos de documentos solicitados com frequência em instituições de ensino. Se a escola contar com um sistema eletrônico de gestão, o acesso a esses arquivos deixa de ser um problema para os funcionários e otimiza a performance da equipe em suas atividades rotineiras. Para pais, alunos e professores que precisam de documentação, o acesso às informações também fica mais fácil – e um problema pode ser resolvido com um simples acesso ao sistema.

Como funciona a gestão eletrônica de documentos na área da educação

Já explicamos a importância de um sistema eletrônico de gestão de documentos, mas ainda falta o principal: falar sobre o seu funcionamento em uma instituição de ensino.

A solução da Gigabox é completa, fazendo com que você não precise se preocupar com a contratação de vários fornecedores para solucionar a virtualização de seus documentos.

O processo funciona desta maneira:

• Nossa equipe fará a avaliação dos seus processos de geração de documentos
• Os documentos existentes são digitalizados pela equipe da Gigabox ou do próprio cliente
• Os documentos são indexados
• Nossa equipe faz a integração do sistema Gigabox com os sistemas usados pela sua instituição, e os novos documentos serão gerados diretamente dentro do sistema
• Sua equipe localiza os documentos em poucos cliques
• E, se precisar da versão original, basta fazer a solicitação no nosso sistema e entregamos cópias físicas em tempo recorde

Estas etapas são customizáveis, pois nossa equipe identifica as necessidades específicas de cada escola, analisando e formalizando soluções específicas para atender todas as demandas. Buscamos sempre uma relação de parceria, onde nosso sistema funcione como o braço direito da sua instituição!

Entre em contato com a Gigabox para saber mais sobre nossas soluções!