Você já ouviu a expressão “guarda livros”? Há um longo tempo, entre as décadas de 50 e 60, ela costumava ser um sinônimo de “contador”. E não é difícil explicar o motivo: muitas vezes, empresas delegam a guarda dos seus documentos fiscais aos seus contadores – que acabaram recebendo esse apelido carinhoso.

O tempo passou e as atribuições de empresas de contabilidade foram ampliadas e ganharam importância estratégica. Mas um dos problemas mais frequentes desse setor ainda é o acúmulo de documentos fiscais dos clientes.

Legalmente, a guarda destes documentos é de responsabilidade indireta do contabilista e direta da empresa contratante. Porém, os escritórios de assessoria contábil acabam arcando com o compromisso deste arquivamento, seja por falta de espaço, por costume ou por confiança dos clientes.

Para complicar um pouco mais a situação, muitas informações da área contábil ainda são mantidas em papel. E, de acordo com a legislação vigente, a guarda de vários dos documentos fiscais (como os relativos ao FGTS de funcionários) pode chegar a 30 anos!

Isso demanda espaço de armazenamento, organização impecável da documentação e cuidados de conservação. Complexo? Com um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), esse cenário pode mudar.

 

A gestão eletrônica de documentos na contabilidade

 

Diminuir espaço de armazenamento de documentos, ampliar a eficiência nas atividades de rotina e garantir o cuidado com as informações fiscais de clientes são só motivos importantes para que empresas de contabilidade optem por um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED).

Quando contratam um parceiro como a Gigabox, que oferece um serviço de gestão completo, as empresas podem contar com a solução de todos os impasses relacionados à guarda de documentos:

1 – Armazenamento físico

Quando estão sob guarda de uma empresa especializada, como a Gigabox, os arquivos físicos ficam em um ambiente mais seguro – que é até mesmo à prova de incêndios – e podem ser requisitados a qualquer momento.

2 – Digitalização de documentos

Além da economia de espaço físico na empresa de contabilidade, com a digitalização dos arquivos a segurança fica redobrada: informações valiosas dos clientes não serão perdidas e estarão organizadas em um sistema que pode ser integrado aos que você já utiliza.

3 – Disponibilização em nuvem

Economia de espaço digital, acesso fácil e rápido aos documentos necessários e também a possibilidade de fazer isso por smartphones e tablets, através de um aplicativo.

Convencido das vantagens de um sistema de gestão eletrônica como o da Gigabox? Seja nosso parceiro, entre em contato!


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