Cuidar do histórico dos funcionários, gerenciando toda a documentação e garantindo o cumprindo das normas trabalhistas é uma tarefa complexa, porém muitas vezes negligenciada. E não deveria. Uma gestão eficiente do Departamento Pessoal, parte do RH responsável por estas funções, é importante para assegurar o bom andamento destes processos, fundamentais para qualquer empresa.

Se esta área estiver desorganizada ou parada no tempo, imersa em uma quantidade imensa de papéis, o impacto será sentido por todo o negócio, que pode ficar à mercê de processos trabalhistas ou de desacordos com obrigações legais.

Sistemas de gestão de documentos podem mudar a realidade desse setor, e é exatamente isso que explicaremos no texto de hoje!

1 – Admissão

Quando um candidato é escolhido para uma vaga, o Departamento Pessoal precisa garantir a coleta de todos os documentos necessários para registrá-lo e também fazer seu cadastro na empresa. A impressão do contrato e da ficha de registro também fazem parte desse processo, para que tudo fique de acordo com a legislação vigente.

Com um sistema de gestão de documentos:

  • Automatização do processo
  • Organização documental em um sistema eficiente
  • Arquivamento seguro dos documentos em papel, em ambiente controlado fora da empresa

2 – Acompanhamento

Acompanhar de modo correto aspectos como o vencimento do período de experiência, as férias e o cumprimento das horas também está no dia a dia do Departamento Pessoal. Se isso estiver desorganizado, podem surgir irregularidades na gestão das remunerações e também futuros problemas na Justiça do Trabalho.

Com um sistema de gestão de documentos:

  • Informações não serão perdidas
  • Avisar os gestores sobre vencimento de férias e de período de experiência dos funcionários fica mais fácil
  • Busca inteligente torna o acesso às informações rápido

3 – Folhas de pagamento

Uma folha de pagamento envolve diversos fatores, como os benefícios acordados para o funcionário e o recolhimento de impostos. Normalmente, é o Departamento Pessoal que gerencia essas questões e abastece a contabilidade com os dados necessários para a folha do mês, como eventuais dias faltados que serão descontados.

Com um sistema de gestão de documentos:

  • Menos tempo perdido para organizar essas informações
  • Encaminhamento de dados facilitado
  • Maior controle sobre detalhes da rotina da empresa

4 – Desligamentos

Demissões fazem parte do dia a dia de qualquer empresa. E, justamente por isso, precisam ser processos que ocorrem de maneira fluida e organizada. É papel do Departamento Pessoal calcular custos, reunir documentos e garantir cada detalhe para que um desligamento não acabe se transformando em um processo trabalhista.

Com um sistema de gestão de documentos:

  • Acesso completo ao histórico dos funcionários
  • Solução de dúvidas com um simples acesso ao sistema
  • Solicitação de documentos físicos feita pelo próprio sistema e entrega dos arquivos de modo rápido e seguro

Percebeu como as atribuições do Departamento Pessoal podem impactar no seu negócio como um todo? Para tornar esse setor ágil, organizado e menos amarrado a burocracias, você pode contar com a expertise da Gigabox!

Somos especialistas na gestão de documentos e nosso sistema pode ser integrado aos já utilizados pela sua empresa no dia a dia. Marque uma reunião com a nossa equipe!

 

 


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