Por mais que a tecnologia tenha facilitado a rotina das empresas, auxiliando a diminuir a quantidade de papel no dia a dia, a conservação fÃsica de diversos documentos – fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciários – ainda é uma obrigação legal. Os prazos para esse armazenamento variam de acordo com o tipo do documento e com o órgão fiscalizador responsável, mas podem ultrapassar até mesmo 20 anos!
O processo de organização, manutenção e armazenagem destes arquivos originais é a guarda de documentos. Fundamental para a segurança jurÃdica da empresa, esse trabalho ganha em muitos aspectos quando feito por especialistas. Acompanhe o texto para entender por quê!
4 motivos para terceirizar a guarda dos documentos da sua empresa
1. Conservação
Preservar documentos em papel não é fácil. O tempo traz muitas adversidades: desgaste, umidade e mofo são apenas alguns exemplos. Por isso, a preocupação com a integridade dos papéis precisa ser constante. Com a terceirização desse trabalho, você passa a contar com uma empresa especializada nessa manutenção, que irá oferecer um espaço apropriado para essa função.
A Gigabox, por exemplo, possui uma estrutura completa de armazenamento, que conta com:
- Warehouse com iluminação natural para evitar problemas elétricos e incêndios;
- Vigilância 24 horas por dia, 7 dias por semana;
- Caixas seguras que não têm identificação escrita das informações, apenas QR codes;
- Sistemas de identificação e combate a incêndio;
- Alarme com monitoramento e circuito interno de TV;
- Backup externo de dados em nuvem própria.
2. Segurança das informações
As informações sobre sua empresa passam por um controle mais rÃgido quando são organizadas por especialistas. Hierarquizar o acesso aos seus documentos é uma ação estratégica, que traz mais segurança para itens confidenciais. Aqui na Gigabox, toda a identificação para rastreamento dos conteúdos armazenados em nossas caixas é feita através de QRCodes, tornando assim a informação sigilosa até mesmo para quem a manipula e organiza dentro das nossas instalações.
3. Agilidade para localizar
Quantas horas você acha que perde, em um ano, procurando documentos? Segundo um estudo de 2015 do Gartner Group, 400 é o número de horas anuais, em média, que funcionários gastam tentando encontrar documentos. Além disso, o tempo gasto para procurar um arquivo perdido custa cerca de 120 dólares para uma empresa.
Quando a guarda de documentos é terceirizada, esses custos podem deixar de fazer parte do seu dia a dia. Afinal, suas informações estarão organizadas e integradas a um sistema de localização eficiente. E se precisar de um documento, basta solicitar à empresa que ele chegará em tempo recorde.
4. Espaço fÃsico e equipe focada
Sua empresa cresce, crescem também os documentos que precisam ser armazenados e o espaço necessário para essa missão. Muitas empresas acabam ocupando salas e mais salas apenas para o arquivamento de papel. Com a terceirização, você ganha todo esse espaço fÃsico de volta. E também tira uma preocupação da sua equipe, que não irá mais perder tempo procurando arquivos e poderá empregar sua energia no que realmente importa.
Se você está sofrendo com a desorganização documental e precisa de ajuda para colocar a casa em ordem, chame a Gigabox. A terceirização da guarda de documentos pode mudar a realidade do seu negócio. Marque uma conversa com nossa equipe!
