Qual é um dos grandes entraves na área de Recursos Humanos? A quantidade de informação com que esses profissionais lidam diariamente. Para organizar documentos como fichas de admissão, controles de férias e recibos de pagamento contar apenas com o papel já não faz mais sentido.

Em outro texto, nós explicamos por que uma gestão de documentos moderna aumenta eficiência do RH. Contar com um sistema eletrônico para gerir todo esse volume de dados é um passo à frente na organização de rotinas e na produtividade da empresa. Mas como escolher o sistema ideal? Primeiramente, é preciso pensar nos seguintes aspectos:

  • Que funcionalidades são imprescindíveis?
  • Como as pessoas irão utilizar o sistema em suas rotinas de trabalho?
  • É necessário que o sistema escolhido interaja ou seja integrado a outros já existentes na empresa?

Com essas respostas em mente, é hora de avaliar características fundamentais em sistemas de gestão de documentos. Vamos conhecê-las?

 

Integração do histórico

 

Uma empresa de RH tem a responsabilidade de guardar históricos de funcionários por muitos anos, para evitar qualquer problema legal. Por isso, todos os dados existentes precisam ser integrados ao novo sistema de gestão de documentos. Cheque se o fornecedor realiza essa função de modo ágil e assertivo!

 

Integração de sistemas

 

O sistema escolhido para gerir seus documentos precisa “conversar” com outros softwares que você utiliza nas rotinas de trabalho. A integração é um requisito básico

para a avaliação de um software de RH.

 

Facilidade de navegação

 

A experiência do usuário também é fundamental nessa escolha. Analise se o sistema possui uma interface amigável e se é intuitivo. Se possível, peça para sua equipe testá-lo. A opinião de quem irá lidar com ele no dia a dia deve ser levada em consideração!

 

Capacidade de armazenamento

 

Considere o volume de documentos gerados pela sua empresa e também verifique os formatos e extensões que o sistema consegue armazenar. Além disso,  ter a opção de hospedagem em nuvem é um diferencial, já que os dados ficarão guardados em segurança e sua equipe de TI não precisará investir em uma estrutura de armazenamento.

 

Organização dos arquivos e busca inteligente

 

Um bom sistema de gestão eletrônica de documentos proporciona um acesso rápido à informação. Para isso, a busca por arquivos precisa ser inteligente, relacionando-os aos termos inseridos, seja pelo nome de um cliente, pelo número de um contrato ou pela data de um procedimento.

 

Segurança

 

Para garantir a segurança dos documentos no sistema, ele deve dar a possibilidade de backups e também incluir diferentes níveis de acesso para os usuários, controlando a permissão de cada um na gestão do fluxo de informações.

 

Suporte

 

Por fim (mas não menos importante) contar o suporte pós-venda do fornecedor do sistema de gestão é um grande diferencial para o acompanhamento e resolução de problemas que podem ocorrer no dia a dia do trabalho.

 

Agora que você já sabe o que procurar em um sistema de GED, que tal marcar uma conversa conosco aqui na Gigabox?


Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

dezenove + 5 =

Eureka Digital - Agncia de marketing digital em Curitiba