Como é o cotidiano da sua empresa? Você já parou para pensar na eficácia dos processos que envolvem o dia a dia do trabalho? Com certeza, existe um elemento nessa rotina que você quase não percebe, mas que afeta sua produtividade: o papel.

Alto custo de manutenção, espaço de armazenamento, tempo gasto para encontrar arquivos, impacto ambiental. Essas são apenas algumas das desvantagens do uso do papel na rotina das empresas. Não estamos querendo dizer que você deve virar um inimigo mortal das folhas de sulfite. Mas diminuir e racionalizar o seu uso pode melhorar – e muito – o seu trabalho! Saiba por que neste texto.

 

1 – Sustentabilidade

 

Os números falam por si:

  • São necessárias 12 árvores e cerca de 540 mil litros de água são necessárias para produzir uma tonelada de papel.
  • A produção dessa quantidade de papel emite mais de 1.5 toneladas de CO2 equivalente.
  • Apenas 37% do que é produzido é reciclado.
  • O brasileiro consome 44 quilos de papel por ano. Praticamente uma árvore por habitante.

A fabricação de papel é um dos processos mais poluentes que existem. Além disso, cada documento que precisa ser transportado de um lugar a outro requer o uso de combustível, cuja queima também emite gases tóxicos ao meio ambiente. Ou seja, usar menos papel ajuda a reduzir a quantidade de substâncias nocivas na atmosfera!

Existem muitas soluções disponíveis para que sua empresa seja mais sustentável, e a gestão eletrônica de documentos é uma delas!

 

2 – Comodidade do cliente

 

Como você se sente quando precisa preencher à mão um formulário imenso para ser atendido em algum local? Hoje, a agilidade é cada vez mais valorizada pelas pessoas – e ela está diretamente relacionada com a digitalização de processos e de documentos.

Tecnologia de ponta garante aos clientes a consulta de seus documentos no menor tempo possível. Se você adia a transformação digital da sua empresa, é possível perder negócios importantes.

 

3 – Economia

 

Dados de um estudo da Resources Information Systems Inc. apontam: empresas americanas chegam a gastar 8 milhões de dólares por ano gerenciando papel. Mas para onde vai este dinheiro todo?

Os gastos com papel podem passar despercebidos. Mas ele acarreta custos com compras, transporte, cópias, impressões e ainda outros, como tonners de tinta e espaço de arquivamento de documentos.

Faça um teste na sua empresa e tente dimensionar a economia se todos estes custos fossem trocados por um sistema de gestão com o da Gigabox!

 

4 – Segurança

 

Armazenar informações na nuvem é mais seguro do que no papel. Por quê? A digitalização evita a perda de documentos devido à deterioração ou a acidentes – como enchentes, incêndios ou até mesmo algo banal, como derrubar uma xícara de café no papel!

E mesmo que você precise contar com o armazenamento físico de certos documentos, um fornecedor como a Gigabox possui uma estrutura segura e 100% dedicada aos documentos da sua empresa:

  • Warehouse com iluminação natural para evitar problemas elétricos e incêndios
  • Vigilância 24hrs por dia, 7 dias por semana
  • Transito de documentos sigiloso. As caixas não tem identificação, apenas QR codes.
  • Sistemas de identificação e combate a incêndio
  • Alarme com monitoramento
  • Circuito interno de TV
  • Backup externo de dados em nuvem própria

Pensando em racionalizar o uso de papel e implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos? Conte conosco como seu parceiro em todas as etapas desse processo! Entre em contato!

Categorias: Gestão

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