Quanto tempo você demora para encontrar um documento? Seus arquivos estão descentralizados ou até mesmo duplicados? Você percebe atrasos ou stress na rotina de trabalho por conta dessa desorganização informacional? Documentos importantes já foram extraviados?

Se as respostas foram sim, está na hora de avaliar a necessidade de implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED). Com a digitalização, a organização e o armazenamento corretos, desperdícios e gastos desnecessários são evitados!

 

1º passo – Organize a casa

 

Algumas vezes, a empresa percebe que precisa de mudanças em seu gerenciamento de documentos e entende que optar por um sistema eletrônico é a melhor opção. Porém, antes de implementar um sistema de GED é preciso estudar seu acervo documental, as necessidades e rotinas de acesso a ele.

Com essa visão clara, ficará mais fácil desenhar os processos de gerenciamento eletrônico de documentos necessários para o seu negócio e implantar um sistema eficiente para a sua realidade.

Lembre-se: replicar os processos baseados na realidade do papel não costuma funcionar para a realidade do digital. Por isso, antes de escolher um sistema de gestão eletrônica de documentos, é preciso configurar novas rotinas.

 

2º passo – Escolha seu parceiro para implementar a GED

 

Ao adotar um sistema de gestão eletrônica de documentos, a melhor opção é buscar um parceiro que ofereça uma solução completa, que inclui:

  • Armazenamento físico;
  • Virtualização de documentos e indexação ao sistema;
  • Nuvem de dados.

Assim, sua empresa não precisa dividir a gestão de documentos entre vários fornecedores e pode contar com a parceria estratégica em todos os passos desse trabalho.

Ao mesmo tempo em que é importante contar com uma solução completa, certifique-se que o sistema de gestão escolhido é também flexível para suas necessidades e pode ser integrado aos sistemas que sua empresa já utiliza na organização da rotina!

A Gigabox, por exemplo, segue uma linha de trabalho completa, que pode ser flexibilizada para suas necessidades:

  • Primeiramente, nossa equipe faz uma avaliação dos seus processos de geração de documentos;
  • Os arquivos existentes são digitalizados e indexados ao sistema;
  • Nossa equipe faz a integração do sistema Gigabox com os sistemas já usados pela sua empresa, e os novos documentos serão gerados diretamente dentro do sistema;
  • Sua equipe poderá localizar os documentos em poucos cliques;
  • E, se precisar da versão original, basta fazer a solicitação no nosso sistema e entregamos cópias físicas em tempo recorde.

 

3º passo – Envolva sua equipe

 

A adoção de um sistema de gestão de documentos impacta quase todos os setores de uma empresa. Por isso, é fundamental envolver os colaboradores desde o início do processo de adesão à GED: eles podem fornecer insights importantes para organizar os novos fluxos de acesso aos documentos.

Além disso, fazer a transição do papel para o digital precisa ser feita com treinamento e capacitação específicos, buscando o melhor uso do sistema pelos seus funcionários. Caso contrário, é provável que as pessoas utilizem o software de gestão apenas como um sistema de armazenamento de arquivos. E a ideia é justamente fazer com que esse software ajude na produtividade como um todo!

Pensando em implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos? Conte conosco como seu parceiro em todas as etapas desse processo! Entre em contato!

 

 


Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

dezessete − 5 =

Eureka Digital - Agncia de marketing digital em Curitiba